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Ideale Speicherstruktur für Dokumente


Wenn verschiedene Mitarbeiter im Unternehmen ähnliche Dokumente erstellen, jedoch keine Regelung für eine einheitliche Benennung besteht, so kommt beispielsweise folgendes zustande:

  • Angebot_Meier_123.docx
  • Meier_Angebot_123.docx
  • Offerte_Meier_123.docx
  • Antwort_auf_Anfrage_Meier_123.docx

Die Folge: Auf ein Jahr bezogen summieren sich die Suchvorgänge für Dateien ins Unermeßliche.

Hier bietet es sich an, für typische Geschäftsfälle und Dokumentarten verbindliche und gut nachvollziehbare Präfixe zur Speicherung von Dokumenten zu etablieren, z.B. im hier genannten Fall “ANG_Meier_123.docx”.

Weitere Beispiele finden Sie in einer Übersicht auf der Seite einkaufstools.de.