Nicht jeder Mitarbeiter darf, aus gutem Grund, alles direkt freigeben und entscheiden. Ein Vier- oder Mehr-Augen-Prinzip ist gerade in vertraglichen Fragen zwingend.

So z.B. bei einer Beschaffungsanforderung einer bestimmten Investitionshöhe, dort muss möglicherweise ein Abteilungsleiter oder Prokurist abzeichnen, bevor der Einkauf die Order durchführen darf. Auf konventionellem Wege dauert dieser Prozess, bei dem u.U. noch ausgedruckte Dokumente umhergehen, recht lang und kann nicht durch die Beteiligten zentral eingesehen werden.

Mithilfe von IT-Anwendungen lassen sich solche Freigabeprozesse digital umsetzen. Im besten Fall gibt es ein entsprechendes Modul im bereits vorhandenen Warenwirtschaftssystem des Unternehmens, z.B. SAP. Die wesentlichen Vorteile einer IT-gestützten Lösung sind:

• Saubere Verwaltung der notwendigen Freigaben in der Software
• Stetige Statusüberwachung möglich
• Todo-Listen und E-Mail-Benachrichtigung, Befristung der Bearbeitungszeit
• Reduktion des Aufwands
• Sicherstellung der Prozessqualität

Ein betrieblicher Verbesserungsvorschlag könnte zweistufig definiert sein:

1. Die Definition konkreter Freigabewege (sofern nicht bereits im Unternehmen vorhanden)
2. Die Abbildung als IT-unterstützter Workflow