Viele Unternehmen stehen vor einem “Berg” bestehend aus einzelnen unternehmenskritischen Softwarekomponenten, die “in die Jahre gekommen sind” und z.B. im Rahmen eines 5- oder 10-Jahresplans sukzessive gegen moderne Software, inzwischen oft Cloud-basierend, abgelöst werden sollen. Beispielsweise handelt es sich oft um solche Bestandssysteme, die in der Regel noch als OnPrem (lokal auf Servern des Unternehmens) bestehen:

• ERP (Warenwirtschaft)
• CRM (Leadmanagement)
• PLM/PDM (Product Lifecycle/Data Management)

Gerne sollte man als Unternehmen parallel in einen RfP-Prozess einsteigen und mithilfe von Lastenheften Ausschreibungen durchführen, um jeweils die beste Softwarelösung für die eigenen Anforderungen zu definieren. Doch für die Umsetzung einer nach und nach folgenden Migration der einzelnen Komponenten empfiehlt es sich, zunächst als Step 1 eine MDM-Lösung einzuführen. Hier soll es übrigens um die Abkürzung von Master Data Management gehen. MDM besitzt in der IT (leider) auch weitere Bedeutungen wie etwa Mobile Device Management, eine zentrale Verwaltung von mobilen Endgeräten des Unternehmens.

Warum eine MDM-Lösung?

Nun, nehmen wir an, das Unternehmen hält zahlreiche Stammdaten im ERP, im PDM und im CRM vor. Dabei geht es um Artikelstammdaten, vertriebs- und marketingorientierte Produktdaten, produktions- und konstruktionsbezogene Produktdaten, Mediendateien wie Bilder, Zeichnungen, Dokumente, Kunden-/Debitoren-Daten und Leads, Kreditorendaten inkl. BMEcat-Katalogdaten usw. Im Prinzip all das, was keine Bewegungsdaten sind wie bspw. Aufträge, FiBu-Buchungen und Lagerbestände.

In einem Szenario, wo bspw. als erstes das ERP ausgetauscht wird, was 3-4 Jahre dauert, dann das CRM mit 1 Jahr Dauer, dann das PDM usw. müsste man immer wieder Schnittstellen zwischen alt und neu entwickeln. Vom alten ERP zum neuen ERP, vom neuen ERP zum alten CRM, vom neuen ERP zum neuen CRM und es könnte ewig so weiter gehen. Dies ist aufwändig und mit hohen Risiken verbunden.

Eine MDM-Lösung als Schritt Nr. 1 baut simpel und managementorientiert formuliert für jeden Stammdatensatz eine zentral vorgehaltene Stelle, die dauerhaft besteht. Diese enthält von Tag 1 an den sog. Golden Record, den eindeutigen Datensatz an zentraler Stelle und die sog. Single source of truth. Ganz gleich, welche Software wann noch ausgetauscht wird, ob ERP, CRM etc.

Dies bedeutet, nach Einführung einer MDM-Lösung muss man sich um Migration von Stammdaten weniger Sorgen machen. Das alte ERP erhält zunächst eine bidirektionale Schnittstelle zum neuen MDM. Wenn das ERP ausgetauscht wird, erfolgt kein Datenexport vom alten zum neuen ERP, sondern das neue ERP wird “einfach” per identisch funktionierender Schnittstelle zum MDM-System angebunden. So wird auch ein zeitweiser Parallelbetrieb von altem und neuem ERP ermöglicht, was die Einführung des neuen vermutlich beschleunigen wird und Datenrisiken erheblich mindert.

Eine beispielhafte MDM-Lösung sowohl für Enterprise-Niveau als auch den industriellen Mittelstand stellt das Gartner-prämierte Syndigo dar.