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Messe-Vorbereitungsagenda: Messebesuche detailliert vorbereiten und Besuchseffizienz deutlich steigern


Zu einem kaufmännischen und häufig auch technisch orientieren Job gehört auch der Besuch von jeweils relevanten Fachmessen. Oftmals bleibt im Berufsalltag aufgrund von zahlreichen anderen Projekten wenig Zeit, dennoch sollte man einen Messebesuch intensiv vorbereiten.

Es empfiehlt sich im Unternehmen (dies kann auch abteilungsübergreifend geschehen) eine Messe-Vorbereitungsagenda zu fixieren, die vor einem Besuch konsequent abgearbeitet wird. Diese Messe-Vorbereitungsagenda sorgt dafür, dass der eingesetzte Arbeitstag effizient und sinnvoll genutzt wird. Dies kommt allen Beteiligten zu Gute und sorgt für eine nutzenbringende Mehrwertstrategie.

Beispielhaft könnt eine solche Messe-Checkliste bzw. Messe-Vorbereitungsagenda wie folgt stichpunktartig fixiert und definiert sein:

CHECKLISTE

  1. Wir entscheiden, welche Aussteller wir genau besuchen wollen, im Idealfall mit Besuchsanmeldung und Terminvereinbarung.
  1. Wir kennen im Vorfeld die Laufrouten und Standnummern, die für uns interessant sind. Eine Messekarte bzw. ein Hallenplan ist im Internet i.d.R. immer verfügbar.
  1. Wir planen Pufferzeiten für Gesprächsverlängerungen und kleine Regenerationspausen mit ein. Ebenso Zeit für die zu absolvierende Laufstrecke zum nächsten Stand.
  1. Wir kennen wichtige Vorträge und Podiumsdiskussion im Vorfeld. Hierzu wird ebenso direkt Zeitpuffer eingeplant.
  1. Wir verzichten konsequent auf „Give-aways“, falls möglich, ohne unhöflich zu sein. Hauptgrund: Platzraubende „Give-aways“ sollten dankend abgelehnt werden, leider blockieren sie uns und auch die Folgetermine.
  1. Wir kennen unseren Parkplatz: Vor und nach der Messe ist es nützlich, seinen Parkplatz zu kennen. Kleiner Geheimtipp: Die Stellplatznummer vom Parkplatz aufschreiben oder aber mit dem Handy fotografieren und somit auch nicht vergessen.
  1. Wir betreiben eine sinnvolle Messenacharbeit!

Die Messenachbereitung ist ebenfalls sehr wichtig::

  • Bitte erhaltene Visitenkarten und Prospekte strukturieren und nach Priorität sortieren.
  • Vermerken, von welchem Tagesdatum diese sind, ggf. kleinen Eingangsstempel verwenden.
  • Ggf. Zwei-Stapel-System: „Ein Stapel für nachfassende Kontakte“ und „ein Stapel für allgemein informative Kontakte“.
  • Anschließend kurzen Messebericht erstellen, welcher an die direkten Kollegen und ggf. auch an den Vorgesetzten per E-Mail gesendet werden sollte. Kerninhalte: Messehighlights, Erkenntnisse, Aussichten, Neuheiten und Ausblicke/Chancen für das eigene Unternehmen.

WIR BEACHTEN VOR EINEM MESSEBESUCH  

  1. Wir respektieren einen angemessenen Dresscode auf Basis der Unternehmensvorgaben zur gewollten Außendarstellung.
  1. Wir sollten aufgrund der langen Stand- und Laufzeiten Schuhe verwenden, die dafür auch hilfreich sind. Für die Damen: Bitte nicht zu hohe Absätze. Für die Herren: Bitte Schuhe verwenden, welche bereits eingelaufen sind und nicht kneifen.
  1. Wir verlagern auch bei unseren Messebesuchen ggf. Pausen vom Innenbereich in den Außenbereich, um unserem Körper ausreichend frischen Sauerstoff zu gönnen. Dies regeneriert und macht belastbar für den laufenden Messetag.
  1. Wir erkennen starke Müdigkeit nach einem Messebesuch und verzichten auf lange Rückfahrten am Abend. Die Gesundheit und Unfallfreiheit steht im Fokus, eine Übernachtung im Hotel sollte im Bedarfsfall vorgeplant werden.