Hat man bereits ein betriebliches Vorschlagswesen (BVW) im Unternehmen oder erwägt man, eines einzuführen, so stellt sich die Frage, wie die Einreichung, Verwaltung, Bewertung und Einführung von Verbesserungsvorschlägen am effizientesten vonstatten gehen kann. Die “Old School”-Variante mit einem gedruckten Formular, das die Mitarbeiter handschriftlich ausfüllen, verursacht einen immensen Aufwand in der weiteren Bearbeitung.

Hier ist zu empfehlen, eine softwaregestützte Anwendung zu nutzen, die im Intranet für jeden Mitarbeiter erreichbar ist. Über Formulareingaben kann ein Mitarbeiter einen Verbesserungsvorschlag einfach und schnell einreichen, ggf. garniert mit hochzuladenden Fotos. Dann wird der Vorschlag in einer Datenbank gespeichert. Statusänderungen, Anmerkungen des verantwortlichen Arbeitskreises und Bewertungen lassen sich direkt über eine Rechtevergabe am Vorschlag speichern. Der Mitarbeiter kann den Bearbeitungsstatus seines Vorschlags jederzeit einsehen.

Entweder man bildet eine solche Applikation über bestehende Portalsoftware wie z.B. Microsoft SharePoint ab oder man erwirbt eine spezielle Verwaltungssoftware für BVW, wie sie z.B. von den Firmen Qmarkets, Hyve und inworks angeboten wird.