© Konstantin Yuganov - Fotolia.com


Interne Effizienzstrategie für Mitarbeiter in der Verwaltung einführen


Um Arbeitszeit und Arbeitskraft perfekt im Unternehmen einsetzen zu können, bedarf es einer gewissen Strategie. Diese Art „Roadmap“ sollte offen kommuniziert werden und auch bei der kompletten Belegschaft bekannt sein. Insofern bietet es sich an, einen Leitfaden zur Effizienzoptimierung vorerst im eigenen Unternehmen ausführlich zu überdenken und in einzelnen Leitpunkten anschließend gezielt auszuformulieren.

Gerade in Zeiten von höchster Belastung durch eine z.B. überdurchschnittliche Auftragsauslastun oder, durch einen hohen Urlaubs- und/oder Krankenstand kann dieser Effizienzleitfaden für eine transparente Vorgehensweise sorgen und dabei helfen, bestmöglich den Tag in einer Verwaltungstätigkeit zu nutzen.

Ein beispielhafter „Effizienzstrategieplan für Mitarbeiter“ könnte folgende Punkte enthalten:

  1. Wir nutzen die vorhandene Technik bestmöglich, um viele Arbeitsschritte automatisieren zu können (Planungssoftware, E-Mail-Automatisierungen, Visualisierungssoftware etc.).
  2. Wir nutzen bei klärungsintensiven Dialogen das Telefon anstelle der E-Mail (die direkte tel. Kommunikation kann weniger Interpretationsanfällig sein und auch schneller zur Lösung führen).
  3. Wir ordnen unseren Schreibtisch, damit eine Struktur für uns und für Dritte erkenntlich ist (Struktur schafft Ordnung, Ordnung schafft Effizienz und reduziert Fehlerquoten).
  4. Wir bitten bei Leistungsspitzen um Hilfe bei Kollegen (alles selbst zu machen ist nicht immer der effizienteste Weg und der Austausch stärkt die Gruppendynamik im Team).
  5. Wir priorisieren Aufgaben nach Wichtigkeit und arbeiten danach ab (Unwichtiges hat länger Zeit, wichtiges bitte direkt erledigen).
  6. Wir schaffen Klarheit bei Unklarheiten (wir sind offen und fragen, wenn uns Dinge unklar sind, denn wir haben ein gemeinsames Ziel: Zeitnahes und korrektes Arbeiten).
  7. Wir mögen fortschrittliche Technik, aber legen Wert auf eine gute allgemeine Erprobungsphase (etwas Neuartiges muss funktionieren und somit auch ausführlich getestet werden).
  8. Wir arbeiten mit Mustern, Checklisten und auch Vorlagen (Strukturhelfer mit Reminderfunktion).
  9. Wir arbeiten mit einem generellen Plan (wiederkehrende Aufgaben werden im Vorfeld für eine gewisse Tageszeit fest eingeplant und finden somit auch stetig Berücksichtigung).
  10. Wir arbeiten stets verbindlich und leben Pünktlichkeit (“Ein Mann ein Wort”).
  11. Wir arbeiten mit einem internen und externen Expertennetzwerk (diverse Expertenmeinungen helfen uns, einen generellen und breiten Fachblick für spezielle Themen zu erhalten).

Natürlich kann im Einzelfall auch dieser Plan noch breiter gewählt werden oder speziellere Punkte finden, jedoch dürfte hierdurch aufgezeigt worden sein, wie man beispielhaft wichtige Punkte dieser Art definieren könnte.

Viel Erfolg beim täglichen effizienten Arbeiten !