Oftmals ist in Projekten nicht genau bekannt, welche Rolle, welche Befugnisse und welche Verantwortlichkeiten welcher Projektbeteiligte hat. Chaos ist das Resultat, gerade wenn in einem Projekt Mitarbeiter mehrere Fachbereiche mit unterschiedlichen disziplinarischen Vorgesetzten involviert sind.

Daher sollte es klare Definitionen geben. Auf der einen Seite kann ein Projektorganigramm die Entscheidungs- und Berichts-Hierarchie transparent machen. Des Weiteren kann die sogenannte RACI-Methode im Detail festlegen, welche Befugnisse für einzelne Teilprojekte und Arbeitspakete im Projekt bestehen:

• (R) Responsible
  Verantwortlich für die Durchführung
• (A) Accountable
  Genehmigend für die Kosten der Durchführung
• (C) Consulted
  Fachlich bzw. beratend konsultiert, ohne Entscheidungsgewalt
• (I) Informed
  Über Ergebnisse zu informieren bzw. berechtigt, auf Nachfrage informiert zu werden