Nicht jedes Projekt hat 100 Arbeitspakete und erfordert einen umfangreichen Projektstrukturplan mit Gantt-Diagramm nach Wasserfall-Modell und definierten Meilensteinen. Der Autor dieses Beitrags würde in seinem Berufsumfeld schätzen, dass >70% der Projekte um 5-20 Arbeitspakete aufweisen und dem einfachen Credo “getting things done” folgen.

Damit wäre ein sehr strukturierter agiler Projektmanagement-Ansatz wie SCRUM in vielen Fällen ebenfalls überdimensioniert.

Ein idealer “schlanker” Prozessunterstützer nach Lean Management wäre hier die KANBAN-Methode, dessen Karten-basierendes Wesen bekanntlich vor allem in der Industrie Einsatz findet, etwa im Fertigungsprozess oder im C-Teile-Management.

Auch im Projektmanagement ist KANBAN eine feste Größe. Hier steht ein sogenanntes KANBAN-Board im Mittelpunkt, was eine spaltenbasierende Übersicht aller Aufgaben darstellt. Üblicherweise gibt es die Spalten “ToDo” (offene Aufgaben), “Work in Progress” (in Bearbeitung) und “Done” (erledigt). Dieses Prinzip kann wahlweise sehr viel feiner und umfangreicher gestaltet werden, z.B. mit den Spalten “Review” (in Prüfung) oder mehreren “Work in Progress”-Spalten für unterschiedliche Disziplinen wie “Layout” und “Programmierung” oder “Konstruktion” und “Montage”.

Ein wesentlicher Unterschied zu SCRUM ist, dass keine Iterationen und Sprints vorgesehen sind. Die einzelnen Aufgaben/Karten sind parallel bearbeitbar und können von Teammitgliedern nach eigenem Ermessen “gepickt” und umgesetzt werden.

Nicht nur in der Softwareentwicklung, auch in nahezu allen anderen Bereichen ist dieses Task-Management-Modell nutzbar. Dabei kann es softwaregestützt ablaufen, aber auch manuell mit einem breiten Whiteboard und haftenden Karten, die man per Hand z.B. von “Work in Progress” auf “Done” setzt.

Der Autor dieses Beitrags nutzt selbst für seine Projekte eine Softwarelösung, die er uneingeschränkt empfehlen kann. Das Programm “MeisterTask” der Fa. MeisterLabs läuft auf deutschen Servern und ist in der Basis kostenfrei. D.h. die umsetzenden Teammitglieder benötigen tatsächlich nur einen Gratisaccount, um Aufgaben anzunehmen, umzusetzen und zu kommentieren. Lediglich der Projekt Manager sollte erfahrungsgemäß den Tarif “Business” für aktuell 20,75 € pro Monat abonnieren, da dieser eine umfassende Rechtevergabe ermöglicht.

Wesentliche Vorteile von MeisterTask sind beispielsweise die Platzierung von abhakbaren Checklisten innerhalb von Aufgaben, was gewissermaßen eine weitere Aufgabenebene darstellt, und gute Überwachungswerkzeuge, damit keine Aufgaben übersehen oder zu spät erledigt werden. Eine wirklich brauchbare Smartphone-App für Android und iOS ist ebenfalls verfügbar. Gerade für dezentrale interdisziplinäre Teams ist MeisterTask folglich eine ideale Lösung.