Ein typischer Vorgang in einer Personalabteilung: Mitarbeiterin Mustermann wird sich einer neuen Herausforderung stellen und hat gekündigt. Sie war ein Gewinn für das Unternehmen, man möchte ihr nicht im Wege stehen und somit ein angemessenes Arbeitszeugnis ausstellen. Wie waren noch einmal die Formulierungen, die “wirklich” nicht nur wohlwollend und damit gesetzeskonform sind, sondern ihre tatsächlichen Top-Leistungen aussagen?

Oder ein anderes Beispiel: Nach mehreren berechtigten Abmahnungen und erneutem groben Fehlverhalten wird Mitarbeiter Doe entlassen. Sein Zeugnis, das lt. Gesetz wohlwollend zu formulieren ist, soll dennoch nicht die gegebene Leistung überbewertend darstellen.

Arbeitszeugnisse mit ihren vielen möglichen Schlüsselcodes bedeuten vor allem viel Aufwand für Noch-Vorgesetzte eines scheidenden Mitarbeiters und auch die Personalabteilung. Nicht selten vergehen mehrere Monate nach dem Weggang und viele Nachfragen des jeweiligen Ex-Mitarbeiters, bis das Zeugnis endlich beim Empfänger vorliegt.

Das muss so nicht sein. Beispielsweise hat die Fa. Haufe einen umfassenden Zeugnis-Manager entwickelt, der mithilfe eines strukturierten Fragenkatalogs zu Leistungs- und Verhaltensdaten des Mitarbeiters ein rechtssicheres Arbeitszeugnis generiert. Ein Workflow bindet dabei automatisch die Vorgesetzten ein, die die fachliche Beurteilung vornehmen. Es handelt sich hier um eine professionelle Enterprise-Lösung, die z.B. eine Schnittstelle zur ERP-Software beinhaltet, um selbst den Stammdaten-Transfer zu automatisieren und freigegebene Arbeitszeugnisse wiederum im Dokumenten Management System zu archivieren.

Ein betrieblicher Verbesserungsvorschlag zur Einführung einer solchen Software lässt nach Umsetzung sicherlich Personalabteilung und Führungsriege aufatmen und eine gute Prämie des Arbeitgebers erwarten.