Nur noch kurz der eine Satz, kennt man, auch von sich selbst. In Besprechungen ist es wichtig, dass man alle Teilnehmer aussprechen lässt und allgemein betrachtet auch zu Wort kommen lässt. Um dies zu gewährleisten, bietet es sich an, als Verbesserungsvorschlag einzubringen, durch ein Regelwerk das Verhalten bei Besprechungen aus Sicht der Firmenleitung zu fixieren. Dies kann man dann in jeden Besprechungsraum hängen und selbstredend hochwertig einrahmen, damit es auch allen Gesprächsteilnehmern immer wieder auffällt.

Aber was sollte in einer solchen Roadmap für Besprechungen genannt sein und wie baut man das eigentlich sinnvoll auf?

Das kann von Firma zu Firma verschieden sein, je nach Einstellung der Leitungsebenen und nach Branche etc.

Allgemein lässt sich dennoch nennen, dass folgende Eckdaten wichtig wären:

• Pünktliches Erscheinen zum Termin und ein gut vorbereitetes Auftreten sind selbstverständlich Basis.
• Telefone (Handys, Smartphones etc.) sind zu Beginn der Besprechung zu deaktivieren, keine Störungen von Außen gewünscht.
• Zuhören ist genauso wichtig, wie die Benimmregel, dass sich alle Teilnehmer des Meetings auch aussprechen lassen.
• Wir respektieren andere Meinungen und versuchen den Hintergrund dieser Auffassung konstruktiv zu durchleuchten.
• Offene und konstruktive Diskussionen sind gewünscht, persönliche Angriffe sind nicht gewollt und destruktiv.
• Ein Moderator kann darauf achten, dass die Themenrelevanz zur Einladung passt und kann darauf sachlich und fair hinweisen, bzw. das Gespräch dann lenken.
• Ein sauberer Besprechungsraum wurde zu Beginn vorgefunden, dieser Zustand wird ebenso wieder hergestellt.
• Die Raumordnung wird nicht verändert, es wird darauf geachtet, dass Stühle wieder am Tisch stehen, Licht ausgeschaltet wird, Abfälle ordnungsgemäß entsorgt wurden und dass der PC und auch Beamer ausgeschaltet sind.

Führt man ein solches Regelwerk ein, ist es eine gute Möglichkeit, Meetings zu straffen, zu organisieren und auch wertvolle Arbeitszeit allseitig bestmöglich zu nutzen.