Lt. einer Studie der GPM gab rund ein Drittel der befragten Projektleiter an, dass Projekte im Wesentlichen an fehlerhafter Kommunikation scheitern. Viele Mitarbeiter aus mittelständischen Betrieben, ob Projektleiter oder Projektbeteiligte, können diese Einschätzung sicherlich aus eigenen Erfahrungen teilen. So erzeugen missverständliche Anforderungen und nicht bekannte Details Verzögerungen und Qualitätsverluste.

Abhilfe schafft eine sauber koordinierte und stetige Kommunikation. Werkzeuge in diesem Zusammenhang sind z.B. Jour-fixe, also regelmäßige Absprachen im Projektteam und auch mit dem Auftraggeber zu festen Zeiten, bewusste Perspektivenwechsel, um der Sender-/Empfängerproblematik entgegenzutreten und nicht zuletzt klare Regeln über Information und Dokumentation, sodass jeder Projektbeteiligte jederzeit Zugriff auf die notwendigen Projektdetails hat.

Ein betrieblicher Verbesserungsvorschlat könnte als Anstoß dienen, einen Leitfaden für Projektkommunikation im Unternehmen zu etablieren. Ergänzend könnten Schulungen für Projekt- und Teilprojektleiter durch externe Projektmanagement-Trainer zum Zweck einer kontinuierlichen Optimierung gehalten werden.