Das Idealziel des vollständigen sogenannten “papierlosen Büros” lässt sich nicht kurzzeitig und ad-hoc in einem Unternehmen einführen. Sukzessive sind einzelne Bausteine abzudecken, ein Dokumenten-Management-System (DMS) für die Verwaltung von digitalen Akten ist im Rahmen eines umfassenden Projektes einzusetzen, Prozesse zur Qualitätssicherung, etwa zum digitalen Rechnungseingangshandling, sind abzustimmen. Man dreht hier “am großen Rad”.

Dennoch lässt sich auch mit kleinen Schritten ein Beginn herstellen. Die Anschaffung eines professionellen Dokumentenscanners im Unternehmen kann bereits viele bisher analoge Vorgänge in die digitalisierte Welt überführen.

Zum Archivieren und Weiterversenden von handschriftlichen Protokollen, Bestellungen, Skizzen etc. kann diese Maßnahme bereits in erheblichem Maße Aufwand und Material einsparen. Gute Lösungen scannen schnell eingelegte Papierdokumente ab und speichern diese im PDF-Format im gewünschten Verzeichnis.

Ein beispielhafter Anbieter ist die Firma softgate.