Als kleines Unternehmen oder als Freiberufler hat man oftmals noch nicht die finanziellen Möglichkeiten, ein eigenes Sekretariat zu unterhalten. Die Auswirkungen sind, dass niemand oder ein “seelenloser” Anrufbeantworter die Telefonate entgegennimmt, auch von potentiellen Neukunden. Dies ist sehr problematisch, denn neue Kunden sind schwierig und kostenintensiv genug zu akquirieren. Wenn schon jemand anruft, sollte man sich als Unternehmen von der besten Seite zeigen und als “echter Mensch” die Anfrage aufnehmen.

Dies ist jedoch nicht möglich, falls Inhaber und Mitarbeiter bei Bestandskunden im Außendienst unterwegs sind oder interne Termine haben.

Hier ist es ggf. eine interessante Alternative, einen externen Telefonservice in Anspruch zu nehmen. Notwendig ist dazu, dass die Telefone des Unternehmens bei Abwesenheit oder nach mehrmaligen Klingeln auf den externen Dienstleister weitergeschaltet sind. Dieser beantwortet die Anrufe mit dem Firmennamen des angerufenen Unternehmens und nimmt, dank geschulter Fachkräfte, die Bitte des Anrufers in optimaler Weise auf und koordiniert einen Rückruf.

Ein beispielhafter Anbieter in diesem Zusammenhang ist die Fa. ebuero AG.