Wann immer ein Individualauftrag umzusetzen ist, sind Änderungswünsche des Auftraggebers inmitten der Projektlaufzeit nicht weit entfernt. Nimmt man diese Änderungen unreflektiert an und setzt diese einfach um, drohen unbezahlte Mehraufwände, Verzögerungen und Qualitätsprobleme.

Hier sollte man als Auftragnehmer sehr achtsam agieren. Kommt ein Änderungswunsch herein, sollte dieser erst einmal in seinen Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Qualität analysiert werden. Und bevor dieser umgesetzt wird, sollte mit dem Kunden über die ggf. auftretenden Mehrkosten, zeitlichen Umplanungen und möglicherweise notwendigen Qualitätseinbußen kommuniziert werden.

Hat man mit dem Kunden einen offenen Dialog darüber geführt und die Freigabe ist unter Akzeptanz der Auswirkungen erteilt, steht einer Umsetzung der Änderungsanforderung (Change Request) nichts im Wege. So werden auch mögliche Konflikte mit dem Auftraggeber zu einem späteren Zeitpunkt im Keim erstickt. Lehnt der Auftraggeber die Änderung ab, ist sozusagen “nichts passiert” und der Auftrag wird wie geplant weitergeführt.

Nicht immer sagt ein Auftraggeber explizit, dass es eine Änderung gibt. Manchmal ist derartiges zwischen den Zeilen versteckt, ob bewusst oder unbewusst. Hier gilt es, aufmerksam zu sein und Änderungsanforderungen wirksam zu erkennen.

Die Verwaltung der Änderungen, der Auswirkungen und Freigaben lässt sich über professionelle Projektmanagementsoftware abbilden, aber auch ganz pragmatisch z.B. über eine Excel-Tabelle.

Ein betrieblicher Verbesserungsvorschlag könnte dieses Verfahren des Change Request Managements auf Projektleiter-Ebene etablieren und die nötigen Werkzeuge an die Hand geben.