Wenn im Unternehmen die Aufträge und Bestellungen selbst von Großkunden noch per Fax und E-Mail eingehen, ist es an der Zeit, einen betrieblichen Verbesserungsvorschlag für die Einführung von EDI-Schnittstellen einzureichen.

Um den Aufwand für eine manuelle Erfassung der Aufträge und die Gefahr von falsch übertragenen Daten zu minimieren, eignet sich EDI (Electronic Data Interchange) hervorragend.

Dabei wird die Warenwirtschaft des Kunden, in der der Einkauf die Aufträge ohnehin erfasst, per Schnittstelle mit dem ERP-System des eigenen Unternehmens verbunden. Aufträge und auch andere Dokumente wie Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden dann elektronisch hin und her übertragen und direkt in der jeweiligen Warenwirtschaft gespeichert.

Viele ERP-Systeme wie SAP und Microsoft Navision bieten diese Funktionalität. Zu involvieren sind die beiden IT-Abteilungen und -Dienstleister von Kunde und eigenem Unternehmen.

Nach Einführung besteht der Vorteil, dass die Auftragsbearbeitung wesentlich schneller vonstatten gehen kann und die Fehlerquote sinkt. Des Weiteren erzeugt man eine hohe Kundenbindung.