Zeitplanung im Griff behalten durch objektive Messung von Fertigstellungsgraden


Jeder kennt das 99%-Problem: Der Auftrag oder das Arbeitspaket ist „fast fertig“, dennoch dauert die Umsetzung des letzten Prozentes Wochen, denn „der Teufel steckt bekanntlich im Detail“. In der Folge verzögert sich die Fertigstellung gegenüber der ursprünglichen Zeitplanung und es drohen Konflikte mit dem Auftraggeber.

Eine objektive und standardisierte Schätzung des Fertigstellungsgrades lässt dieses typische Dilemma in den Griff bekommen. Dazu ist insbesondere die Methode „Percentage-of-Completion“ anzuraten, da diese sehr genaue und fundierte Werte mißt. Kernpunkt ist die Schätzung des noch zu erwartenden Aufwands durch die fachlich eingesetzten Mitarbeiter, unabhängig vom ursprünglich kalkulierten Aufwand. Die Frage ist demnach: Wieviele Stunden sind im aktuellen Stadium bis zur Fertigstellung des Arbeitspaketes schätzungsweise zu leisten?

Hat man diese Zahl, setzt man die bisherigen Aufwände in das Verhältnis zum bisherigen plus dem noch zu erwartenden Aufwand und erhält einen realen Prozentwert der Fertigstellung. Hier ist die ursprüngliche Aufwandsplanung gegenstandslos, daher lässt sich diese Messmethode nur von der Realität und nicht von einer theoretischen Planung leiten.

Ein weiterer Benefit ist, dass man Mehraufwändungen gegenüber der ursprünglichen Planung leicht und frühzeitig feststellen kann. Ergibt die Summe aus bisherigem und noch zu erwartendem Aufwand eine höhere Zahl als die Planung, so kann man sich auf Ursachenforschung begeben und ggf. dem Auftraggeber Mehrkosten in Rechnung stellen, z.B. falls nicht als solche erkannte Change Requests verantwortlich für den Mehraufwand sind.

Als betrieblicher Verbesserungsvorschlag lässt sich diese Methode schnell auch in laufende Projekte einbringen, ohne dass die Projektleiter umfangreich geschult werden müssten.