Sensible Daten wie auch Mitarbeitergehaltsabrechnungen werden in den meisten Firmen am Monatsende gedruckt, kuvertiert und anschließend an die Belegschaft verteilt. Oftmals werden diese Umschläge per Post versendet, oder aber auch einfach in das jeweilige Büro des Mitarbeiters auf den Tisch gelegt. Sowohl den fremden Zugriff durch sog. Dritte gilt es zu vermeiden, als auch den internen Handlingsaufwand, welcher auch noch später durch Portokosten im Unternehmen erweitert wird.

Sucht man nach sinnvollen Alternativen für den gewohnten Verteilungsweg, bietet sich eine digitale Versendung der Gehaltsabrechnungen förmlich an, welche mit entsprechender Technik sowohl sicher, schnell, ökonomisch und auch ökologisch optimiert abgebildet werden kann.

Der typische Weg für das digitale Bereitstellen ist i.d.R. das Hochladen der jeweiligen vertraulichen Daten auf ein hochgesichertes Portal des gewählten Dienstleistungsanbieters. Der einzelne Mitarbeiter kann sich dann in diesem Portal mittels Benutzernamen und Passwort einloggen und identifizieren sowie anschließend auf seine hinterlegten Dokumente zugreifen.

Dies geschieht ortsunabhängig und ist schnell im Handling, ebenso kann der Nutzer dann selbst entscheiden, ob er den jeweiligen Beleg (Gehaltsabrechnung etc.) nur einsehen, ausdrucken oder auch lokal bei sich zusätzlich abspeichern möchte.

Ein möglicher Anbieter ist aconso.